REGOLAMENTO SOCIETÀ ITALIANA CHIRURGIA ONCOLOGICA (SICO)

 

La “Società Italiana di Chirurgia Oncologica” (S.I.C.O.) costituita con atto per notaio Sabatino Santangelo dell’11 marzo 1976, registrato a Napoli il 30 marzo 1976 al n.1889, ha sede legale in Napoli presso l’Istituto Nazionale dei Tumori – Via Mariano Semmola n.1.

Alla denominazione attuale viene aggiunta in modo permanente la dizione “Italian Society of Surgical Oncology, ESSO affiliated”.

MISSIONE

La missione di SICO è quella di sostenere i suoi membri per far progredire la scienza e la pratica dell’oncologia chirurgica a beneficio dei pazienti affetti da cancro attraverso una serie di attività tra cui l’istruzione, la ricerca e la leadership nella cura multidisciplinare.

VALORI FONDAMENTALI

I valori fondamentali SICO sono:

• Impegno, continuità, comunicazione e cura ottimale a beneficio dei malati di cancro
• Qualità delle cure per l’istruzione, il miglioramento delle competenze
• Valorizzare la Leadership dell’oncologia chirurgica per la cura del cancro
• Ricerca e Innovazione
• Integrità professionale e condotta etica

VISIONE

La visione di SICO è quella di rappresentare la chirurgia oncologica quale trattamento principale del cancro. A tal fine, SICO svilupperà standard di cura per i malati di cancro attraverso i suoi valori fondamentali, l’istruzione, l’armonizzazione delle competenze, qualità e, infine, la qualificazione.

Gli obiettivi di SICO sono:

• diventare la piattaforma educativa principale per l’oncologia chirurgica in un ambiente multidisciplinare
• indagare e promuovere la qualità ottimale in oncologia chirurgica in Italia
• stabilire l’oncologia chirurgica come una specialità di base nella cura ottimale per i malati di cancro
• stabilire la consapevolezza e l’accettazione del valore aggiunto di SICO per i soci, colleghi, pazienti e istituzioni
• facilitare la disponibilità di linee guida multidisciplinari di qualità
• diventare un importante partner di tutti gli specialisti di tutte le discipline in oncologia tra cui altre società di oncologia, oncologia per infermieri e associazioni di pazienti

PATRIMONIO E GESTIONE SOCIALE

Le entrate della SICO sono disciplinate secondo l’art. 5 dello Statuto e devono essere versate sul conto SICO, gestito a firma del Tesoriere previa delega presidenziale.

Eventuali finanziamenti e eventuali utili derivanti dagli eventi congressuali che la SICO dovesse ottenere devono confluire sul conto della SICO, per ottenere i relativi benefici fiscali relativi alle liberalità, sotto la supervisione del Tesoriere che documenta ogni movimento del conto e ne informa il Presidente SICO.

ORGANI SOCIETARI

Gli organi societari sono disciplinati dall’art.8 dello Statuto ai quali si aggiungono per designazione diretta del Consiglio Direttivo (CD):

• Il coordinatore degli onco-teams con delega all’organizzazione, monitoraggio e regolamentazione dei gruppi di lavoro.

Il coordinatore di ogni singolo oncoteam viene invece nominato dai membri dello stesso e resta in carica per 2 anni; la carica è rinnovabile per un massimo di un mandato.

• il Board Nazionale, costituito da un numero di membri non superiore a 15 suddivisi in Commissioni con il compito di coadiuvare il CD nel raggiungere specifici obiettivi statutari. In particolare le commissioni sono:
  • Formazione (meeting, corsi)
  • Programmazione scientifica (congressi, meeting e premi societari)
  • Fellowship in Chirurgia Oncologica
  • Social media e comunicazione
  • Iscrizione e Soci
  • Statuto e regolamento
  • SICO-Onlus

Ogni commissione è costituita da un massimo di 3 elementi del Board allargato che possono a loro volta avvalersi di ulteriori soci (massimo 3) scelti tra i componenti dell’Assemblea generale.

CONSIGLIO DIRETTIVO

Compiti del CD sono: dare esecuzione allo statuto e al regolamento della Società.

• Il CD si riunisce almeno 8 volte l’anno e convoca per almeno 5 volte il Direttivo allargato al Board nazionale.
• I Consiglieri che saranno assenti alla metà dei CD in un anno saranno considerati decaduti.
• La riunione del Consiglio è valida quando almeno 6 dei suoi membri sono presenti. In caso di votazione, il voto del Presidente in carica, o in sua assenza il voto di chi lo sostituisce, vale per due.

SEGRETARIO E TESORIERE

Al Segretario sono affidati i ruoli di:

• Coordinatore degli eventi della Società e referente del calendario di tutti gli eventi SICO
• Convocare i CD, redigere e conservare i relativi verbali
• Referente per le richieste di patrocinio. Per lo svolgimento di questa attività il Segretario dovrà fare costante riferimento al Presidente SICO

Le concessioni di patrocinio sono subordinate a:

• Approvazione del Programma Scientifico
• Inserimento del logo SICO nel programma del convegno
• Concessione dell’indirizzario dei soci ove richiesto dietro compenso
• Eventuali spese a carico del richiedente

La SICO si impegna a pubblicare gli eventi patrocinati sul proprio sito internet e sui propri social network.

Il Segretario può farsi coadiuvare da una Segreteria Organizzativa, scelta dal CD e con apposita convenzione.

La Segreteria Organizzativa provvede alla conservazione dell’archivio sociale, aggiorna l’elenco dei Soci, redige il verbale delle sedute del CD e dell’Assemblea dei Soci, aggiorna il sito internet, predispone i documenti per il CD.

Il Tesoriere è responsabile dell’amministrazione finanziaria della Società, prepara una relazione finanziaria annuale per l’intero anno (dal 1 gennaio al 31 dicembre), da sottoporre al CD e all’Assemblea Generale.

Inoltre:

• redige i libri contabili della Società che saranno visibili a chiunque ne faccia motivata istanza; le copie richieste saranno a spese del richiedente;
• tiene le liste dei soci con aggiornamenti dei soci morosi e di quelli in regola;
• concorda con il CD gli aspetti finanziari dei progetti proposti;
• concorda con il CD i pagamenti per transazioni al di fuori dall’ordinaria amministrazione;
• aggiorna il bilancio della Società e fornisce al CD una rendicontazione semestrale che includa anche i bilanci della corsistica;
• cura la pubblicazione nel sito istituzionale dell’ente dei bilanci preventivi, dei consuntivi e degli incarichi retribuiti.

ASSEMBLEA GENERALE

L’Assemblea è composta con parità di voto dalla riunione di tutti i Soci. Non hanno diritto di voto i Soci morosi. L’Assemblea è convocata dal Presidente della Società mediante avviso via e-mail con l’indicazione di giorno, ora e luogo della riunione da spedirsi a ciascun Socio almeno trenta giorni prima di quello fissato per la riunione. L’Assemblea viene convocata annualmente in via ordinaria, in via straordinaria su iniziativa del Presidente o su domanda di almeno un quarto dei Soci. Il CD è tenuto a presentare all’Assemblea una relazione sulle attività della Società; il Tesoriere è tenuto a presentare la situazione finanziaria e chiedere l’approvazione da parte dell’Assemblea del bilancio consuntivo dell’anno precedente e preventivo per l’anno in corso. E’ di competenza dell’Assemblea deliberare sui problemi posti all’ordine del giorno e procedere alle elezioni delle cariche sociali. L’Assemblea è presieduta dal Presidente della Società, in mancanza da uno dei Vicepresidenti; in mancanza di entrambi l’Assemblea nomina il proprio Presidente. Le deliberazioni dell’Assemblea e quelle del Consiglio Direttivo dovranno risultare in un verbale firmato dal Presidente e dal Segretario, su un libro vidimato.

L’Assemblea, con cadenza biennale, approva l’elezione del Presidente Eletto e del CD.

In caso di impossibilità di convocazione in presenza l’Assemblea potrà svolgersi in modalità remota (via WEB) e verrà comunque registrata per validare eventuali votazioni.

 

Collegio dei Probiviri , COMITATO SCIENTIFICO E Collegio dei Revisori dei Conti

Collegio dei Probiviri

Costituito dai Presidenti Emeriti, (tutti i Presidenti non facenti più parte attiva del CD) con la funzione di controllare il rispetto delle norme statutarie, etiche e deontologiche da parte dei Soci e degli altri organi sociali, nonché di dirimere eventuali controversie che dovessero sorgere tra Soci ovvero tra Soci e organi sociali ovvero tra Soci e terzi, escluse quelle che per legge o per statuto competono ad altre entità giudicanti. Il Collegio dei Probiviri opera in piena indipendenza e risponde, per il tramite dei suoi componenti, esclusivamente all’Assemblea dei Soci. Il Collegio dei Probiviri agisce per propria iniziativa o su segnalazione, esamina e giudica secondo equità, in via arbitraria irrituale e senza formalità di procedura, trasmettendo quindi il proprio insindacabile giudizio al Consiglio Direttivo che adotterà gli opportuni provvedimenti attuativi.

Comitato Scientifico

Costituito dai Probiviri con il compito di verifica e controllo della qualità delle attività svolte e della produzione tecnico-scientifica, da effettuare secondo gli indici di produttività scientifica e bibliometrici validati dalla comunità scientifica internazionale.

Collegio dei Revisori dei Conti.

Il CD nomina due Revisori dei Conti effettivi e un Supplente; ad essi spetta il compito di verificare la regolarità dei bilanci e degli atti economici prima della approvazione da parte dell’Assemblea.

I Revisori dei Conti durano in carica quattro anni e sono rieleggibili.

Tutte le cariche sociali sono prestate a titolo gratuito.

RINNOVO DEGLI ORGANI SOCIETARI

II CD nomina la Commissione Elettorale costituita dal Presidente che la presiede, dal Past-President, dal Next-President, dal Segretario e dal coordinatore YSICO, con il mandato di proporre al CD la lista del prossimo Consiglio da eleggere, ottenuta mediante call tra i Soci Platinum che partecipano alle attività della Società (Onco-team e Board nazionale) sulla base del curriculum scientifico e professionale degli ultimi 15 anni (H – index minimo per le cariche nel consiglio direttivo di 15 e, per l’elezione a presidente, di 20) e di una lettera motivazionale; possibilmente, a parità di criteri bibliometrici, equilibrata per genere, patologia d’organo, per rappresentanza regionale, per membri universitari ed ospedalieri, valorizzando il lavoro svolto dai Membri del Consiglio rieleggibili e le iniziative che hanno sostenuto la visione e supportato la missione della Società.

I Membri del CD non possono ricoprire cariche direttive in altre Società Nazionali equipollenti. Sarà possibile una deroga alla norma previa approvazione del CD e verifica di assenza di conflitto con l’altra società in questione.

Le cariche del CD hanno una durata di 2 anni rinnovabili per un massimo di una volta consecutiva; al termine del mandato, verrà convocata una nuova elezione per sostituire il/i membri uscenti pur rimanendo in carica i consiglieri il cui mandato non sia ancora scaduto.

 

La commissione elettorale seleziona le candidature pervenute e propone al CD la lista elettorale con massimo 2 candidati per le posizioni di:

• Presidente Eletto,
• 1 Segretario
• 1 Tesoriere
• 5 consiglieri di cui almeno 40% under 50

Il CD in carica nomina il seggio elettorale, costituito da tre membri del CD e stabilisce ora e data delle votazioni. Hanno diritto di voto i soci in regola con le quote sociali. E’ ammesso il voto per delega (massimo tre). L’Assemblea controlla la regolarità delle votazioni e degli scrutini ed approva l’elezione del nuovo CD. Al CD partecipa il coordinatore della Young SICO (rappresentanza giovanile della Società degli iscritti di età inferiore ai 40 anni).

VOTAZIONE ON LINE

Per esprimere il voto per via telematica gli aventi diritto dovranno collegarsi al sito SICO, accedere all’apposita “area riservata” inserendo le proprie credenziali di autenticazione e, quindi, esprimere le proprie preferenze con le modalità indicate nel sito.

In sede congressuale potranno essere allestite una o più postazioni di voto elettronico finalizzate a consentire agli aventi diritto, comunque non oltre l’orario di chiusura previsto per il seggio telematico, la possibilità di esprimere il voto con le medesime modalità e garanzie di cui sopra.

Il sistema informatico è progettato in modo tale da verificare preliminarmente, in automatico, che il Socio sia titolare del diritto di voto e sia in regola con il pagamento della quota associativa; in mancanza anche di uno solo di tali requisiti il Socio non è ammesso al voto. Per ciascuna carica istituzionale, compresa quella di Consigliere, è possibile esprimere una sola preferenza. L’identità del Socio votante sarà resa anonima dal sistema informatico e le preferenze espresse saranno criptate e trasmesse all’urna elettronica conservata presso la Società che gestisce il software per il voto telematico. L’urna elettronica non sarà in alcun modo accessibile sino al termine delle operazioni di voto, allorché la Società che gestisce il software per il voto telematico consegnerà, personalmente ed esclusivamente al Presidente SICO, che a sua volta provvederà a consegnarle al Presidente della Commissione Elettorale, apposite credenziali di autenticazione che consentono di decriptare e prendere visione dei risultati delle votazioni. Tali credenziali saranno generate secondo modalità che ne garantiscono la segretezza fino all’atto del loro impiego. In ogni caso, l’apertura dell’urna elettronica dovrà avvenire durante l’Assemblea nel corso della quale è prevista la nomina del nuovo Consiglio Direttivo ed i risultati delle votazioni saranno contestualmente resi noti dal Presidente della Commissione Elettorale.

ATTIVITÀ SCIENTIFICA

La Società tiene almeno un congresso scientifico annuale e valuta, attraverso l’Assemblea, la partecipazione a Congressi Congiunti con altre società.

Il programma scientifico viene redatto dal presidente dell’evento di concerto con il comitato scientifico designato dal CD.

Il presidente dell’evento è responsabile del budget congressuale.

Il Calendario degli Eventi SICO, per l’anno successivo, redatto a cura del Referente della Segreteria Nazionale, è approvato in assemblea e pubblicato sul sito.

Eventi speciali possono essere organizzati, su approvazione del C.D., anche se non inclusi nell’elenco, per esigenze scientifiche emerse nel corso dell’anno.

Per ogni evento sarà redatta una relazione finale, a cura del presidente dell’evento, da inserire sul sito web, a cura della Segretario Nazionale e del Tesoriere.

Il CD nomina per ogni evento un comitato per la verifica di qualità: ne fanno parte il Presidente, il Segretario, il Tesoriere o delegati.

I relatori designati e i presentatori di Comunicazioni o Poster devono essere soci della SICO in regola con la quota associativa. Il Comitato Organizzatore potrà invitare anche relatori non iscritti alla Società purché esperti oncologi di chiara fama di altre discipline.

Il regolamento è stato approvato dal CD in data 15.9.20 , in applicazione dell’ ART 11 dello Statuto, approvato dall’Assemblea in data 4.11.20